毫無疑問，提高管理能力是中國工程機械代理商的當務之急。工程機械代理商的管理能力不足既是先天缺陷，也是后天不夠重視的結果。最近幾年中，真正促使工程機械代理商開始關注管理改善的因素只有兩個，一個是信用銷售模式的廣泛導入，另一個就是以辦事處為代表的二級分支機構的廣泛設立。“商人重利”，正是因為控制信用風險可以幫助代理商減少利潤損失、管好辦事處能夠幫助代理商增加利潤，管理才開始真正得到國內工程機械代理商的重視。本文中，筆者主要談的是與代理商如何管理辦事處相關的幾個問題。綜合以往咨詢經驗，筆者以為管理辦事處最重要的是管理思路，而不是管理技巧，思路決定辦事處的管理水平。不同規模的企業對管理的需求是不一樣的，小企業有管理技巧就可以了，而大企業則需要明晰的管理思路，并配合相應的管理體系。
　　一、 用什么管理辦事處？
　　中國工程機械市場發展到今天，代理商的發展必須依靠改善管理，依靠“法治”管理。同樣，管理辦事處也需要有法可依，讓辦事處通過制度知道能做什么、不能做什么，通過流程知道如何做。也就是說，管理辦事處需要代理商建立一套規范管理體系。
　　但是，規范化管理恰好又是不少代理商老板不太情愿做的一件事情，認為企業只要規范管理之后就會失去靈活性。國內工程機械代理商多是通過“野路子”發展壯大起來的，這種非規范操作既成就了今天的代理商，又阻礙了代理商“改邪歸正”、規范企業管理的決心。作為一線戰斗單位，辦事處擔負著銷售產品、回收貨款和服務客戶等主要職能，可以說代理商的銷量和利潤主要依靠辦事處來實現。受慣性思維的影響，一些代理商對辦事處的管理基本上還處于粗放式管理階段，要不事無巨細全都管，辦事處經理幾乎不用自己操心，形同虛設；要不只要結果，辦事處成了事實上的獨立王國，經理的權力很大。這兩種管理辦事處的方式都有明顯的弊病，前者會極大地限制辦事處的自我管理能力，導致企業總部機構龐大，人員疲憊不堪；后者給代理商帶來的銷量和利潤只是暫時的，隨時可能崩盤。
　　由于辦事處是近兩三年才出現的新生事物，很多工程機械代理商并沒有建立相應的規范化管理體系是十分正常的事情。但是，有的代理商不以為然，認為沒有規范化管理體系好像也不會對企業發展有特別的影響，等以后需要的時候再說。其實，這些代理商忽略了一個根本性的區別，那就是企業的規模已經發生了很大變化。過去，老板一個人就可以把所有的事情都管起來，每一個企業員工的工作可以說是都在老板的眼睛里；現在，不僅員工人數增加、部門增多，而且還出現了異地分支機構，當老板的再也不可能自己一個管理整個企業，不可能自己去告知、監督每一個員工的工作，而是需要一個管理體系替代自己去管理企業。在管理辦事處的過程中，最常見的問題就是公司的決策難以及時、完整地貫徹到一線業務員、服務人員當中去，公司要求的一線信息又很難反饋回來，無形之中公司被一道“墻”與市場隔離開了。即使是辦事處自身的管理，也因為沒有公司統一規范，而主要依賴于辦事處經理本人的管理素質，很多時候是“自成一派”。
　　代理商管理辦事處需要事先建立規范化管理體系，讓公司管理辦事處和辦事處如何開展自我管理有章可循，不至于打亂仗；還有，就是一致化，用企業文化去影響辦事處的每一個員工，而不是讓辦事處形成鮮明的“經理特色”、“個人文化”。中國工程機械行業發展到今天，代理商隊伍已經開始出現分化，可以斷定的是，業績優秀的代理商首先是管理優秀的代理商。
　　二、 誰來管理辦事處？
　　在一些代理商企業，筆者注意到一個共同現象，那就是辦事處搞不清楚到底歸誰管？
　　朦朧之中，銷售管理部成了辦事處的上級領導。筆者以為，這是一種管理上的“錯位”，銷售管理部是一個管理銷售信息、銷售流程的職能部門，與辦事處之間應該是平級關系，并非辦事處的上級管理部門。一般情況下，能夠設立辦事處的代理商都是有一定規模的企業，大多設立了專門的銷售副總經理（或營銷總監）職位，從職能劃分來看，辦事處應該是由銷售副總經理管理。也就是說，銷售副總經理是辦事處的真正上級領導。
　　銷售副總經理在管理辦事處的過程中，并不是自己直接管理所有的事情，往往有兩個部門協助其開展管理工作，一個是前面已經提到的銷售管理部，另一個是市場企劃部。
　　銷售管理部和市場企劃部是銷售副總經理開展營銷管理的左右手，其主要職能如下：
　　銷售管理部：銷售信息和數據的收集、整理、統計、傳遞、存檔，是代理商營銷系統的中樞部門。
　　市場企劃部：市場調研、市場督察、市場策劃、市場推廣，是代理商營銷系統的參謀和監察部門。
　　實際操作中，除了銷售管理部和市場企劃部之外，有個代理商可能還會將負責售后服務管理的客戶服務部納入到銷售副總經理管轄范圍內。
　　相對于銷售管理部和市場企劃部來講，辦事處是一個不折不扣的營銷執行部門，按照公司有關規章制度流程開展工作，并接受銷售副總經理的行動指令。在指揮辦事處的行動方面，銷售管理部和市場企劃部都沒有相應權力，如果是需要個別辦事處協助的工作，可以通過與該辦事處經理溝通解決；如果是必須要求所有辦事處配合的工作，則必須經過銷售副總經理批準，并以銷售副總經理的名義下達指令。同樣，來自代理商其他系統（如財務、行政等）的工作指令，也不能直接向辦事處下達，需要公司總經理的批準，否則容易形成多頭指揮，影響辦事處的正常工作。
　　需要指出的是，筆者不建議設立辦事處的代理商由老板直接管理辦事處。因為，代理商老板需要有更多的精力和時間去考慮企業統籌管理和發展的事情，也需要培養一個強有力的高層管理團隊，這兩點與代理商未來發展命運攸關。
　　三、 什么是管理辦事處的核心環節？
　　代理商管理辦事處很容易想到對辦事處經理的管理，并且認為這就是管理辦事處的核心環節。筆者以為，管理好辦事處經理固然重要，但管理辦事處的核心環節并不在于辦事處經理，而是辦事處文員和市場企劃部。
　　在很多工程機械代理商的公司里，辦事處文員是一個非常不起眼的角色，也是被大家忽視的一個角色，這一點從文員的招聘條件和工資待遇就可以看出來。在一個規范管理的代理商企業中，辦事處文員承擔著銷售、服務、配件、財務等諸多方面的信息收集、整理和傳遞的職責，是企業信息神經的終端觸角，能否保證信息的及時性和正確性，在很大程度上決定于辦事處文員的工作態度和工作能力。只要文員能夠嚴格按照公司規章制度和業務流程進行操作，企業管理工作乃至整個管理體系就能夠正常運行了。因此，代理商在招聘辦事處文員的時候就應該在素質條件方面嚴格把關，提供較好的工資待遇，讓其安心本職工作，不至于流動性太大。除此之外，對于辦事處文員的“政治待遇”也要給予足夠的重視，如在企業內部強調文員工作對公司管理的重要性、定期評比、從文員中評選優秀員工、提拔優秀文員擔當更重要的管理崗位等等。
　　市場企劃部是工程機械代理商管理辦事處的另一個核心環節，它的作用在于監督。從部門職能來看，市場企劃部的主要職能是市場研究、策劃和推廣，其次是市場監督。由于市場企劃部經常要深入市場一線進行調研和實施推廣，本身就具備掌握一線真是信息的天然有利條件，開展市場監督工作并不困難。前面已經說過，辦事處就是一個執行部門，能否嚴格按照公司指令執行是實現公司一盤棋的關鍵。市場企劃部對辦事處的工作進行監督，有利于代理商企業及時掌握辦事處的執行情況，及時糾正辦事處的工作偏差。從另外一個意義上來講，也可以約束辦事處經理的管理行為，不要因為辦事處遠離公司而制造“管理真空”，搞自己的獨立王國。