電話一般在下列三種時機下使用：

　　·預約與關鍵人士會面的時間。

　　·直接信函的跟進。

　　·直接信函前的提示。

　　如果您熟悉電話接近客戶的技巧，做好上述三個動作對您接下來的工作有莫大的幫助。

　　專業電話接近技巧，可分為五個步驟：

　　1、準備的技巧

　　打電話前，您必須先準備妥下列訊息：

　　·潛在客戶的姓名職稱；

　　·企業名稱及營業性質；

　　·想好打電話給潛在客戶的理由；

　　·準備好要說的內容；

　　·想好潛在客戶可能會提出的問題；

　　·想好如何應付客戶的拒絕。

　　以上各點最好能將重點寫在便箋紙上。

　　2、電話接通后的技巧

　　接下來，我們來看看電話接通后的技巧。一般而言，第一個接聽電話的是總機，您要有禮貌地用堅定的語氣說出您要找的潛在客戶的名稱；接下來接聽電話的是秘書，秘書多半負有一項任務——回絕老板們認為不必要的電話，因此，您必須簡短地介紹自己，要讓秘書感覺您要和老板談論的事情很重要，記住不要說太多。

　　3、引起興趣的技巧

　　當潛在客戶接上電話時，您簡短、有禮貌的介紹自己后，應在最短的時間，引起潛在客戶的興趣。

    4、訴說電話拜訪理由的技巧

　　依據您對潛在客戶事前的準備資料，對不同的潛在客戶應該有不同的理由。記住，如果您打電話的目的是要和潛在客戶約時間會面，千萬不要用電話談論太多有關銷售的內容。

　　5、結束電話的技巧

　　電話不適合銷售、說明任何復雜的產品，您無法從客戶的表情、舉止判斷他的反應，并且無“見面三分情”的基礎，很容易遭到拒絕。因此您必須更有效地運用結束電話的技巧，達到您的目的后立刻結束電話的交談。
下面，我們來看一下電話接近技巧的范例。

　　銷售人員：您好。麻煩您接總務處陳處長。

　　總務處：您好。請問您找那一位？

　　銷售人員：麻煩請陳處長聽電話。

　　總務處：請問您是……？

　　銷售人員：我是大華公司業務主管王維正，我要和陳處長討論有關提高文書歸檔效率的事情。

　　銷售人員王維正用較權威地理由——提高文書歸檔效率——讓秘書很快地將電話接上陳處長。

　　陳處長：您好。

　　銷售人員：陳處長，您好。我是大華公司業務主管王維正，本公司是文書歸檔處理的專業廠商，我們開發出一項產品，能讓貴處的任何人在10秒鐘內能找出檔案內的任何資料相信將使貴處的工作效率，能大幅提升。

　　王維正以總務處的任何人在10秒內都能取得檔案內的任何資料，來引起陳處長的興趣。銷售人員在電話上與準客戶談話時要注意做到下面重點：①談話時要面帶笑容，雖然對方看不到您的笑容，但笑容能透過聲音傳播給對方。②經常稱呼準客戶的名字。③要表達熱心及熱誠的服務態度。

　　陳處長：10秒鐘，很快嘛！

　　銷售人員：處長的時間非常寶貴，不知道您下星期二或星期三，那一天方便，讓我向處長說明這項產品。

　　陳處長：下星期三下午二點好了。

　　銷售人員：謝謝陳處長，下星期三下午二點的時候準時拜訪您。

　　銷售人員王維正，雖然感覺出陳處長所謂“10秒鐘，很快嘛！”是抱著一種懷疑的態度，但是他清楚今天打電話的目的是約下次會面的時間，因此不做任何解說，立刻陳述電話拜訪的理由，做出締結的動作——約定拜訪的時間，迅速結束電話的談話。　　　　

一、電話約訪的優點

　　用電話來約訪增員對象相對于寫信或親自拜訪增員對象的優點是：

　　1．比較專業。

　　2．易給增員對象留下良好印象。

　　3．免除到處奔波的勞苦及花費。

　　4．比較有效率。

二、電話約訪的疑惑點

　　電話約訪在推銷中用得相當多，在電話約訪中，客戶也有一些疑惑點，一般說來，會有以下幾個疑惑點：

　　1．你是誰？你怎么知道我的？

　　一般人對于一個陌生的電話通常都存有戒心，他的第一個疑問必然是：“你是誰？”，所以我們必須先表明我們的身份，否則一般人為避免不必要的干擾可能敷衍你兩句就掛上電話。可是，也有人會說：“如果我告訴他，他會更容易拒絕我。”事實上確實如此，所以我們可以表明我是你的好朋友×××介紹來的。有這樣一個熟悉的人做中介對方自然就會比較放心。同樣的，對方心里也會問：“你怎么分知道我的？”我們也可以用以上的方法處理。有的人又會說：“其實我只是從一些資料上得到的電話，那又該怎么辦呢？”這時，我們可以這樣講：“我是你們董事長的好朋友，是他特別推薦你，要我打電話給你的。”這時，你也許會想：如果以后人家發現我不是董事長的好朋友，那豈不讓我難堪。其實，你沒有必要那么緊張，我們打電話的目的無非是為了獲得一次面談的機會。如果你和對方見面后，交談甚歡，那對方也不會去追究你曾經說過的話了。

　　2．怕花太多的時間

　　大部分的業務員有個毛病，一到客戶那里就說個沒完，高談闊論舍不得走。因此，在電話約訪中我們要主動告訴客戶：

　　“我們都受過專業訓練，只要花十分鐘，就能將我們的事業作一個完整的說明。您放心，我不會耽誤您太多的時間，只要十分鐘就可以了。”

　　主動消除客戶心中的疑惑，說完再引導到我們的話題。

三、電話約訪的要點

　　一般來說，利用電話做初步交涉或者是取得預約的要領，和正式拜訪時在初步交涉這一階段要注意的事項相去不遠。重點不外乎以下幾點：

　　1．先取得對方信任

　　誠信本為立身處世之本，不論在哪一行業都是這樣，尤其是在行銷這一行業。要想將商品推銷出去，最基本的條件就是先取得對方的信任。如果是面對面接觸的話，客戶至少還能憑對行銷人員的印象來判斷，但是在電話中根本沒有一個實體可做判斷的依據，只能憑聲音來猜測，因此，首先要注意的是說話的語氣要客氣、語言應簡潔明了，不要讓對方有著受壓迫的感覺。

　　2．說話速度不宜太快

　　一般人在講電話時說話速度會比面對面交談快很多，可是對方并不是你的親朋好友，并不熟悉你的語調和用詞。如果你說話速度太快，往往會使對方聽不清楚你所講的內容，也容易給對方留下強迫接受你的觀點的感覺。

　　3．強調“不強迫……”

　　一般利用電話做初步交涉主要目的在于取得預約拜訪的機會，應當再三強調“只是向您介紹一下保險的意義和功用，絕不強迫您……”，以低姿態達到會面的目的。

　　4．多問問題，盡量讓客戶說話

　　在面對面接觸時，你可以從客戶的表情動作看出客戶是否在專心傾聽，但在電話交談中，由于沒有判斷的依據，你無法推測對方的內心想法。因此，要多問問題，盡量讓客戶發表意見，才能知道客戶的真實想法。

　　5．由行銷人員決定拜訪的日期、時間

　　原則上，拜訪的日期、時間應該由你主動提出并確定。因為如果你問對方“您什么時候有時間？”，如果他對保險不感興趣，就極有可能會回答你“啊，真不巧，這段時間我都很忙”。如此一來，又得從頭開始來說服他，不如主動建議“下禮拜二或禮拜五方便嗎？”萬一他都沒有時間，你應把日期往前提，因為往后拖延的話，你的說服力會大大減弱。另外，對方也可能發生其他變故。

　　除此之外，你還應做到以下幾點：

　　1．提及初次面談的目的。

　　2．解釋這個行業的機會和特點

　　3．解釋你精挑細選的程序。

　　4．確定增員對象的興趣及需求。

　　5．獲得增員對象對于初次面談的承諾。

四、電話約訪的拒絕處理

　　在電話約訪的過程中，會碰到對方回絕你的情況，這時你要如何去應對，才能即不傷及對方的面子，又能把話題繼續下去呢？其實，你只要按以下的方法去講，就會很容易地達到面談的目的。

　　第一步，要肯定對方的回絕。

　　第二步，一定要提到推薦人。

　　第三步，贊美對方。

　　第四步，將談話拉回主題。

　　第五步，拋出一個選擇問句，讓對方做出決擇。

　　下面結合實例，讓大家體會這種講話模式的威力。

五、電話約訪的拒絕處理范例

　　——我沒興趣

　　示例：

　　是的，介紹人王大哥他也說過，如果要你做保險，你是打死都不肯做的。但是你這個人易于接受新鮮事物，而且你的學習力也非常的強，特別是你的社交范圍很廣，就算這份事業不適合你，但是你喜歡幫助別人，他說只要找你，就沒有辦不成的事。不知道李小姐星期三，還是星期四方便呢？

　　——我沒時間

　　示例：

　　是的，王大哥他特別跟我提過，說你事業有成，平時都非常忙，把時間安排得緊湊。所以為了不耽誤你的事情，叮囑我在與你見面之前，一定要打電話給你。你放心，我不會占用你大多時間，只要你給我二十分鐘，我會給你一個有前景的事業，你看是星期三還是星期四方便呢？

　　——那你把資料寄給好了

　　示例：

　　是的，黃先生，是這樣的，正因為你的時間很寶貴，所以如果讓我先跟你講一下，再把資料留給你的話，可以節省你更多的時間。你放心，我不會超過二十分鐘的，不曉得黃先生您是星期三晚上，還是星期四晚上方便呢？

　　——我以前做過保險

　　示例：

　　是的，介紹人林小姐特別告訴我，說你是保險界的前輩。不過，我們所要談的不是做保險，而是經營一項事業，是非常特別的；很多人到我們公司來以前，想法都和你一樣，但聽過我們的說明以后，他們發現這是一個新生的事業，不曉得黃小姐你是星期三，還是星期四晚上方便呢？

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